En ocasiones, nos quejamos de pasar incontables horas organizando y acordando citas con nuestros clientes, colaboradores, proveedores,…
Agendar una cita se vuelve una labor interminable: el organizador debe revisar su calendario, proponer el día y la hora para reunirse, establecer el lugar o la plataforma de la llamada, agregar la reunión al calendario e invitar a todos los asistentes (además los invitados deben gestionar sus propias citas).
¿Qué es Calendly?
Calendly es una herramienta que permite programar reuniones, citas y eventos. Su objetivo principal apunta a eliminar los idas y vueltas que implica organizar tiempos en una agenda; especialmente dentro de una empresa o equipo comercial.
¿Cómo funciona Calendly?
Al recibir el link con el calendario, los invitados verán las vacantes disponibles en la agenda. Decidirá según el día y la hora que más le convenga tener la llamada. Esto hace que se asegure un horario ideal para las partes involucradas.
A su vez, utilizar Calendly elimina por completo la confusión de las zonas horarias y las propuestas fallidas de disponibilidad. Además permite una mejor planificación de tareas dentro de un equipo comercial.
Igualmente, al momento de configurar el horario disponible, también le preguntará al usuario qué rol se tiene dentro de su empresa. De esta forma se puede mejorar la experiencia de los usuarios, así como su soporte. Haciendo que este se ajuste más al área específica en la que se desempeña.
Herramientas y características de Calendly
La principal característica de Calendly es que automatiza las reuniones con los flujos de trabajo. Además es capaz de enviar correos electrónicos a los participantes agendados como forma de recordatorio. Incluso es posible enviar notas de agradecimiento.
Luego de poder configurar el perfil que se tiene en Calendly, se podrá comenzar a agendar citas con duraciones de 15, 30 o 60 minutos. Por lo que se puede seleccionar según el objetivo de cada llamada y el tiempo disponible.
Ventajas de Calendly
Otros puntos que hay que tener presente cuando se está conociendo qué es Calendly son las ventajas que esta herramienta tiene:
- Se puede conectar a, incluso seis, cuentas de calendario. Por ejemplo Google Calendar, Outlook, etc. Esto de forma gratuita. También verifica automáticamente si existe algún conflicto de horario, evitando abrir un espacio ya reservado. Por otra parte, agrega los nuevos eventos a los calendarios que están sincronizados.
- Es posible integrar esta herramienta con Zoom, para que se cree automáticamente una reunión por esta última plataforma de videollamada.
- Cuenta con una función llamada “aviso de programación mínima”. Esta sirve para que no hayan programaciones a última hora.
- Automatiza los recordatorios y confirmaciones por correo electrónico, así como las cancelaciones y las opciones de reprogramación.